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Document e data management

I dati in digitale promuovono la collaboration nelle imprese 4.0

Il flusso di dati che con la dematerializzazione entra nella rete di connessione abilita la collaboration tra macchinari e team dentro e fuori le aziende. Scambi di informazioni che alimentano l’impresa 4.0, passando dal document all’information management

09 Gen 2019

Elaborazione dei dati, trasporto e scambio delle informazioni che è possibile trarre da un’analisi in tempo reale, o quasi, sono i fondamenti che stanno alla base del paradigma dell’Industry 4.0. Obiettivo: attivare la collaboration immediata tra macchine, tra macchine e persone, tra persone e persone. L’industria non è 4.0 se non è alimentata da un flusso ottimizzato, e sicuro, di dati ed è proprio grazie alla loro interazione ottimizzata e gestita secondo parametri definiti che la fabbrica digitalizzata e connessa lavora all’unisono, in un flusso produttivo senza soste e regolato dalle varie macchine preposte alla lavorazione.

Un coinvolgimento di tutti i reparti e le aree dell’azienda, sia all’interno sia all’esterno di essa, dalla fornitura delle materie prime, alla lavorazione e produzione, fino alla connessione con i sistemi informativi dell’amministrazione e della gestione clienti, logistica e, addirittura, all’utilizzatore stesso. Tutto ciò accade anche qualora la produzione e trasmissione dati prosegua nella fase post-produttiva, nei così detti prodotti intelligenti, abilitati anch’essi alla connessione e, come tali, erogatori di dati.

Per maggiori informazioni e per approfondire le opportunità legate alla gestione documentale nelle imprese suggeriamo la lettura del white paper gratuito:  Industria 4.0: il ruolo dell’informazione e dell’imaging a supporto dei processi. Scaricalo subito

Si tratta per lo più di indicatori generati da macchinari, device, oggetti, definiti “intelligenti”, un’intelligenza insita nel loro DNA, che già li dota di sensori connettibili alla rete o un’intelligenza acquisita, grazie a sensoristica di campo in grado di recepire dati e di immetterli nel sistema nervoso della fabbrica digitalizzata.

Informazioni: da sempre motore delle fabbriche

Ma non è da oggi che le aziende gestiscono dati. Lo hanno sempre fatto, per necessità di gestione operativa, interna o esterna che fosse, per obblighi di legge, contabilità tracciata, documentazione prodotto, manualistica, schede cliente, schede fornitore, bolle trasporto, ricevute, fatture e chissà quante altre informazioni archiviate.

Molte di queste, utili al normale svolgimento delle operazioni produttive, molte altre non rivolte alle attività operative ma soggette a obblighi di legge o controlli che ne richiedono la custodia in modo ordinato e organizzato.

Tutto su carta! Pile di fogli di carta strizzati nei famosi “faldoni”, fascicoli, schedari, archivi, a cui venivano destinate addirittura intere stanze. Una prassi mandatoria e nel contempo un incubo per chi doveva conservare o, peggio ancora, per chi doveva consultare documenti. Ovviamente a scapito dei tempi di lavorazione, con ritmi di produzione che dipendevano anche dalla velocità di reperimento di informazioni fondamentali per gli operatori.

La dematerializzazione documentale alimenta l’industry 4.0

Con la crescente pratica della digitalizzazione dei documenti e la conseguente dematerializzazione documentale, le stanze d’archivio si sono gradualmente svuotate. Se non per gli obblighi di legge, di cui copia di qualche documento deve ancora essere conservata – in attesa anche della fatturazione elettronica – almeno per la fruibilità delle informazioni contenute nelle carte, il salto evolutivo e funzionale è stato enorme.

I dati digitali ottenuti dall’informatizzazione documentale, entrano di fatto nel flusso delle informazioni che fanno muovere le imprese 4.0, dando il loro contributo al corretto funzionamento dell’azienda e in particolare delle linee produttive. L’analisi in tempo reale dei dati ora comprende anche le informazioni insite nelle documentazioni, e favoriscono quello scambio necessario in un normale lavoro di gruppo, come previsto in tutte le aziende.

La collaboration promossa dalla connessione delle diverse aree aziendali

La dematerializzazione semplifica e ottimizza di fatto lo scambio e la gestione delle informazioni, e non solo dei documenti che tali informazioni contengono. Consente di farlo in tempo istantaneo, a beneficio della produttività. Favorisce scambi di informazioni, documenti, progetti, dati, tra i diversi reparti di un’azienda, tra colleghi ma anche con i fornitori o i clienti. Poterlo fare in maniera digitale significa attivare tavoli di lavoro condivisi su cui operare contemporaneamente, indipendentemente dal luogo e, spesso, anche dai device di fruizione di tali dati.

Poter attingere a informazioni nel momento stesso in cui servono, evita interruzioni nelle linee di produzione che richiedono “quel” dato per procedere, oppure consente di ricevere i contributi di colleghi – anche dislocati geograficamente – per la definizione di progetti o altro, nell’ottica di una collaboration interna all’azienda. Stessa cosa vale per le informazioni richieste dai clienti, o quelle da dare ai fornitori. Tutto questo genera un’azienda dinamica, aperta e votata a fare ecosistema. La rete nel quale viaggiano e vengono analizzati i dati e le informazioni, il “sistema nervoso” del flusso di lavoro,  promuove l’azienda in ottica 4.0. (Leggi a questo proposito l’articolo  Canon: l’Industria 4.0 dà nuova linfa all’Information Management)

Gli strumenti Canon per la collaboration in azienda

Scanner e stampanti fanno certamente la loro parte nella nuova strategia di gestione dei documenti adottata da gran parte delle aziende. La stampante multifunzione si trasforma e diviene un vero e proprio hub dell’informazione. Canon ha tradizionalmente voce in capitolo, con le proprie linee di prodotto da tempo attente al tema dell’utilizzo intelligente della carta e delle informazioni in essa contenuta. Il vendor si impegna però anche nella gestione stessa delle informazioni, con soluzioni proprie di Enterprise Content Management che consentono collaboration, scambio di documenti e file online attraverso il cloud. La soluzione di Canon memorizza i documenti su piattaforma cloud, con la possibilità di accedervi in qualsiasi momento e attraverso i diversi device, mobili e non, in maniera sicura e con la garanzia di sistemi di backup. Gli accessi ai documenti sono gestiti con policy distinte in base alle diverse funzioni aziendali, per garantire ancora una volta la corretta gestione dell’informazione: il cuore pulsante dei processi operativi dell’azienda, indipendentemente dalle dimensioni e dal mercato in cui opera.

Scarica il white paper: Industria 4.0: il ruolo dell’informazione e dell’imaging a supporto dei processi

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