Epson Point of View

La giusta strategia di stampa? Miglior assistenza, meno costi e più sostenibilità

L’impatto delle tecnologie Epson su una realtà consolidata che fornisce servizi business-to-business per il mondo del lavoro con circa 200 filiali in tutta Italia: dall’inefficienza alla conquista di valore, anche d’immagine

15 Giu 2022

Veronica Balocco

Raggiungere un importante goal di business è segno di capacità imprenditoriale. A volte di lungimiranza rispetto ai competitor. Ma saper centrare più obiettivi in un solo colpo, mettendo a segno una trasformazione in grado di efficientare su più fronti l’operatività dell’impresa, è conseguenza di un solo segreto. Aver intercettato la strategia vincente. Ma come arrivarci? A volte basta il know-how interno. A volte serve lo spunto decisivo di una consulenza esterna. A volte è necessario posare gli occhi sul background innovativo del fornitore in grado di fare la differenza. E scegliere proprio quello fra le tante opzioni in campo.

Nel caso dell’azienda in oggetto, una realtà consolidata che opera nel terziario, fornendo servizi business-to-business per il mondo del lavoro con circa 200 filiali in tutta Italia, la carta vincente è stata proprio la terza. Davanti al bisogno pressante di rinnovare il contratto per il servizio di stampa in outsourcing, basato su macchine laser, l’impresa si è ritrovata alla disperata ricerca di una soluzione alla criticità chiave: la carente qualità del servizio di assistenza e manutenzione, in parte conseguenza anche dell’alto numero di parti da sostituire periodicamente, come tipico dei dispositivi laser.

La storia che vi raccontiamo è quella che ha portato alla soluzione di quel problema, trasformando un’area di business problematica in un’opportunità di crescita e vantaggio competitivo. E dietro alla quadratura del cerchio, il nome è ancora una volta Epson.

Una storia a lieto fine

Partiamo, per una volta, dal finale della vicenda. Ovvero dal presente. Per il gruppo protagonista del case study, l’area di stampa oggi è sinonimo di efficienza e valore: il servizio di assistenza e manutenzione è sensibilmente migliorato rispetto al passato, i costi di gestione si sono ridotti, l’intera flotta di stampa ha registrato il passaggio al colore e le prestazioni scanner si sono innalzate. Nel complesso, l’azienda ha ridotto il suo impatto ambientale, innalzando al contempo la qualità e l’attrattività dei documenti stampati e riducendo i costi.

Un tale risultato non si è creato dal nulla. E infatti è il traguardo di un percorso strategico generato, tempo fa, da un importante need critico fondato sulle richieste della direzione It: da un lato, per la sede centrale, gestire una classica attività di stampa da ufficio (macchine A3 con stampa prevalentemente centralizzata, stampa badge, follow me, cioè le classiche attività di una sede centrale); dall’altro, per ciascuna delle circa 200 filiali, la necessità di un dispositivo multifunzione A4 ad alta affidabilità per la stampa di contrattualistica e altri tipici documenti da ufficio, prestazionale per qualità e velocità anche sul versante scanner.

Sulla base di questi desiderata, il gruppo ha lasciato il responso nelle mani del mercato, organizzando una gara cui hanno partecipato 6 diversi player. Tra di essi anche Epson che, non vendendo direttamente, si è appoggiata per l’occasione a un partner in grado di assicurare a livello nazionale tutti i servizi richiesti. Ne è emersa una short list cui ha fatto seguito l’aggiudicazione. E ad avere la meglio è stata proprio la big nipponica.

L’offerta Epson

Ma che cosa ha spinto la società ad optare proprio per Epson? Il racconto della proposta avanzata dalla società presieduta da Yasunori Ogawa è un è un elenco di punti che risolvono problemi di varia natura. E se nella partita hanno giocato un ruolo cruciale anche la percezione del brand giapponese in termini di scelta sostenibile, la qualità dei prodotti e, non ultimo, il valore del partner, in definitiva è proprio la risposta concreta a tutti i pain di partenza ad aver centrato il bersaglio.

A livello di dispositivi, per entrare nel dettaglio, Epson ha messo in campo un’offerta basata sulle multifunzioni WorkForce Pro RIPS A3 per la sede centrale (compresa una WorkForce Enterprise con fascicolatore per il centro stampa “massivo”) e sulle multifunzioni WorkForce Pro RIPS A4 per le filiali. Queste ultime hanno una sezione scanner a doppia lampada – quindi in grado di acquisire fronte-retro in una sola passata – con ottime prestazioni, autonomia molto elevata dei materiali di consumo (50.000 stampe per il nero e 20.000 per i colori) che riducono molto la frequenza di sostituzione e abbassano quindi anche le chiamate per manutenzione. In questo quadro, il partner si è anche organizzato per verificare l’autonomia residua ben prima dei momenti di picco, per avere il tempo di consegnare in tempo gli inchiostri nuovi.

Il valore aggiunto della value proposition

Considerato poi che anche la sostenibilità ambientale era uno dei punti importanti per il cliente, l’identità di un brand – come Epson – che da questo punto di vista è storicamente ben posizionato ha avuto il suo peso. Senza scordare che l’assenza di polveri ed emissioni di ozono tipica delle inkjet può essere cruciale in termini di tutela del dipendente, visto che le stampanti sono posizionate proprio vicino alle persone.

Con Epson, poi, è stato possibile contare su stampanti a colori, mentre prima il gruppo vantava solo macchine monocromatiche. Una trasformazione decisiva. Oggi il colore è infatti sempre più importante, soprattutto quando si parla di documenti che devono trasferire una buona immagine dell’azienda e, nonostante il passaggio al colore sia risultato comunque meno costoso del precedente bianco e nero, la possibilità di controllare centralmente il suo utilizzo (per numero di pagine, utenti abilitati ecc.) è stata apprezzata. Oltre a ciò, l’offerta ha permesso all’azienda di gestire internamente lavori che prima andavano effettuati all’esterno.

In termini di impatto finanziario, infine, il costo di gestione complessivo del parco stampanti è risultato particolarmente competitivo rispetto alla soluzione precedente, nonostante il passaggio al colore su tutta la flotta. Il tutto senza considerare il risparmio ottenuto a livello di consumi elettrici, che con il recente aumento delle tariffe è diventato un punto che le aziende valutano molto più che in passato.

Rispetto dei Kpi, ma non solo

Insomma, a conti fatti, la risposta Epson ha aperto la strada verso il miglioramento complessivo di un settore in cui regnava una certa inefficienza. Da un lato ha fornito la piena garanzia di rispetto dei Kpi richiesti dal cliente per il servizio di assistenza e manutenzione (e si tenga presente che uno SLA di 4 ore su tutto il territorio italiano è un risultato non semplice da raggiungere, ndr) e di qualità dello scanner nei dispositivi da installare nelle filiali (perché una parte importante dell’attività richiede la digitalizzazione di contratti e altri documenti cartacei). Dall’altro ha assicurato la possibilità di sopportare senza problemi i forti picchi di lavoro che si vengono a creare periodicamente, con la necessità di stampare grandi quantità di pagine. A tutto questo si è aggiunta la “ciliegina” di un passaggio al colore che ha permesso di fornire un’immagine migliore dell’azienda, documenti più attrattivi senza uso di strutture esterne e vantaggi di tempi e costi che si possono facilmente immaginare.

Qualità del servizio, aspetti economici e sostenibilità ambientale sono dunque, riducendola ai minimi termini, l’ossatura della storia. Un racconto che oggi, al suo esito finale, parla di obiettivi centrati su più fronti e di innovazione efficiente. È la storia di una strategia vincente, che solo la scelta del giusto fornitore fra i tanti possibili poteva trasformare in realtà.

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