Vi siete mai preoccupati di completare le commesse e i progetti nei tempi e nei costi previsti?
La verità è che nessuna tecnica e strumento vi darà la certezza di raggiungere i risultati attesi per ogni progetto che acquisirete. Tuttavia, è possibile adottare una serie di comportamenti e azioni che vi possano supportare nel soddisfacimento degli obiettivi e che, opportunamente affiancati da strumenti informativi adeguati, aumentino le probabilità di completare le attività nei tempi e nei costi pianificati. Uno di questi strumenti è GECO, ovvero un applicativo end-to-end, che supporta le aziende ed i project manager dalla programmazione delle attività, passando per la pianificazione delle risorse per arrivare sino alla rendicontazione.
Nonostante le peculiarità che ogni azienda possiede, della sua organizzazione e degli strumenti informativi a disposizione, è possibile identificare una serie di regole e best practice, dei concetti comuni, che sono alla base di un corretto processo per la gestione di commesse produttive e progetti in generale.
Una delle realtà più evidenti degli ultimi anni è relativa alla sempre maggiore rilevanza del “progetto” all’interno di imprese e aziende di ogni dimensione e settore. Vi sono aziende il cui processo primario si sviluppa per commesse singole non ripetitive, che hanno quindi la configurazione di unicità tipica del concetto di progetti (aziende che operano in contesti engineer-to-order per esempio); altre aziende invece mettono in campo progetti di svariata natura a supporto del proprio business, come ad esempio progetti di innovazione, di sviluppo prodotto, o in generale di ricerca.
Con questo articolo vogliamo fornire alcune indicazioni e linee guida per quelle aziende che ritengono di fare fatica nella gestione di commesse e progetti. Quali sono le regole base per una gestione dei progetti efficace ed efficiente?
Indice degli argomenti
1. Definire un perimetro e un obiettivo
Senza un obiettivo specifico, un progetto non può esistere. Il progetto deve avere un perimetro chiaro e definito e un obiettivo condiviso. Il perimetro stabilisce quali attività e risorse afferiscono direttamente al raggiungimento dell’obiettivo e quali no. Si inizia a scomporre il progetto in fasi, attività e tappe di avanzamento (milestone), che concorrono al soddisfacimento del risultato atteso. Questo albero delle attività e delle fasi si definisce work breakdown structure (WBS). Definita la sequenza di attività necessarie, è possibile preoccuparsi di quali siano le risorse richieste per completarle: si definiscono quindi le mansioni e le competenze necessarie e successivamente le singole risorse (o gruppi di lavoro) che le possiedono e possono quindi essere allocate per ogni attività del progetto/della commessa. Per esempio, nelle aziende manifatturiere ETO questo si traduce nell’individuare la manodopera e i macchinari/le attrezzature specializzate per le lavorazioni previste nella WBS.
Per svolgere queste attività è meglio disporre di uno strumento flessibile, così da poter assecondare il più possibile il processo di pianificazione tipico e caratteristico di ogni singola impresa, organizzando il progetto in funzione della complessità richiesta.
2. Esprimere i vincoli associati (risorse, budget, tempi)
Per completare le attività devono essere impiegate risorse adeguate e competenti, prevedendo delle opportune durate che considerino sia i vincoli imposti (il budget di progetto/commessa e la data di scadenza/consegna) sia la disponibilità delle risorse.
In altri termini, la pianificazione delle attività deve tenere conto dei seguenti aspetti:
• LE RISORSE SONO LIMITATE
La capacità e la disponibilità delle risorse selezionate in funzione delle mansioni richieste a completamento delle attività, non solo all’interno del singolo progetto / della singola commessa, bensì valutate in una ottica di multi-progetto, considerando tutte le attività legate al portafoglio di progetti/commesse attivi/e
• I TEMPI SONO RIDOTTI
La durata delle attività sarà dettata dalla disponibilità delle risorse e dai tempi richiesti per lo svolgimento di ogni attività, ma il vincolo principale sarà dettato dalla data di termine del progetto e della commessa che quasi mai è un parametro sotto controllo da parte dell’impresa, bensì un vincolo dettato dal mercato.
• IL BUDGET È LIMITATO
Il budget sarà il risultato dei costi delle risorse uomo, macchina e dei materiali per il completamente del progetto, ma sarà soggetto un limite massimo imposto dalla direzione aziendale oppure da mercato stesso. Sempre più aziende hanno esigenza di svolgere una pianificazione multi-progetto che coinvolge stesse risorse, talvolta condivise da diversi reparti. La condivisione e l’integrazione nativa dell’informazione sono elementi abilitanti per una pianificazione sana, efficace e efficiente.
3. Coinvolgere e collaborare
È opportuno che le risorse siano adeguatamente coinvolte in tutte le fasi del progetto per avere una piena condivisione del perimetro di azione, degli obiettivi e della priorità assegnata a commesse e progetti. Uno strumento collaborativo che integra e condivide a più livelli le informazioni facilita l’organizzazione e consente di prendere decisioni sulla base di dati sempre aggiornati.
4. Dotarsi di strumenti adeguati
Da una ricerca del Laboratorio RISE che ha coinvolto circa 70 aziende, emerge un tema interessante: nonostante si parli di era 4.0, molte imprese impiegano strumenti scarsamente informatizzati per supportare i 3 processi critici della gestione di commesse e progetti:
• Project Management, ovvero la programmazione delle attività, intesa come definizione della WBS e delle relazioni/dei vincoli tra esse e il coordinamento all’interno di un progetto e di un portfolio
• Pianificazione, ovvero allocazione delle risorse alle attività, considerando i parametri di disponibilità e capacità, nonché di quali siano le competenze e le mansioni necessarie
• Contabilità di progetto che contempla un controllo dei costi a preventivo, ad avanzamento e a consuntivo
Il grafico suggerisce un largo impiego di Excel e in pochi casi (fortunatamente!) della carta. L’uso di strumenti non integrati con l’infrastruttura IT dell’azienda, come quelli appena descritti, porta inevitabilmente a una frammentazione dell’informazione e scarsa condivisione tra i diversi attori che concorrono alla realizzazione di commesse e progetti. Spesso, questo si traduce in una miriade di file separati e non legati tra di loro, che sono posizionati sugli hard disk del project manager e dei capi reparto, in versioni differenti, generando il dubbio se il dato sia stato correttamente aggiornato oppure se si stia lavorando su una versione non recente del file.
L’uso di strumenti non integrati con l’infrastruttura IT porta a una frammentazione dell’informazione
GECO, un prodotto di IQ Consulting, è un applicativo appositamente pensato per le aziende che lavorano su commessa o più in ampio operano per progetti: supporta il coordinamento delle attività del progetto, la pianificazione grafica delle risorse in ottica multi-progetto ed infine supporta la contabilità di progetto.
GECO è un applicativo web dove le informazioni sono condivise con privilegi di lettura e scrittura appropriati.
E’ un applicativo end-to-end, che supporta i processi dalla pianificazione delle attività e delle risorse, sino al loro consuntivo. Inoltre, è integrabile con qualsivoglia sistema informativo già presente in azienda, sia con il gestionale che eventualmente con il sistema raccolta ore.
Con GECO, i responsabili aziendali hanno una visibilità completa dei progetti, i project manager hanno uno strumento pensato per loro e il team di lavoro conosce quali sono le attività a loro assegnate.
“Supera i limiti dei tradizionali supporti al project management con GECO”
