L automazione delle imprese e i documenti elettronici - Industry 4 Business

Normative

Come sta avvenendo la trasformazione digitale delle imprese: automazione dei processi e documenti elettronici

La digitalizzazione dei processi aziendali produce valore per le società, aumentando la produttività dei dipendenti, non più adibiti a svolgere attività ripetitive dallo scarso valore aggiunto. Le aziende possono quindi riorganizzarsi, diminuendo strutturalmente i costi fissi e convogliando le proprie risorse verso attività più profittevoli

13 Nov 2020

Monica Amicone

Legal Counsel Tech Data Italia

Nicola Pili

Junior Legal Tech Data Italia

Il termine automazione identifica la tecnologia che usa sistemi di controllo per gestire macchine e processi, riducendo la necessità dell’intervento umano, ovvero per l’esecuzione di operazioni ripetitive o complesse, ma anche dove si richieda sicurezza o certezza dell’azione o semplicemente per maggiore comodità. Ciò può comportare, nell’ambito dell’Information and communications technology (“ICT”), molto di frequente, un’elaborazione di dati su larga scala da parte delle società che implementano tali processi. Inoltre, l’adozione di documenti elettronici.

Le società decidono di affidarsi alle nuove tecnologie principalmente per diminuire i costi ed essere più competitive in un mercato in cui l’automazione fa la differenza tra una società che compete e una che, invece, rimane indietro. Infatti, grazie a software e tool il tempo e le risorse, prima spesi nello svolgimento di processi manuali, possono essere utilizzati in attività di sviluppo concreto del business. Inoltre, si limita anche l’area in cui vi è il rischio dovuto all’errore umano, il quale si trasforma in perdite di fatturato per la società. In ogni caso, vi è la possibilità di gestire grandi volumi di attività e pianificare le proprie strategie di business.

Questo è ancora più vero se prendiamo in esame le conseguenze per le imprese, con almeno 10 addetti, che hanno utilizzato piattaforme digitali nel triennio 2016-2018, come si evince dal grafico qui di seguito riportato, realizzato dall’Istat.

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Tale proporzione può essere facilmente applicata anche al ramo ICT, ovvero l’insieme dei metodi e delle tecniche utilizzate nella trasmissione, ricezione ed elaborazione di dati e informazioni (tecnologie digitali comprese).

Documenti elettronici: la firma di non disclosure agreement

La stipula di contratti e, in generale, la realizzazione di documenti sono tra le attività che più di tutte, all’interno delle società, sono state impattate dalla digitalizzazione dei processi, poiché la necessità di velocità e dinamicità del business mal si conciliava con l’esigenza di analizzare attentamente questi documenti.

Ebbene, le società e gli studi legali più lungimiranti, sempre più hanno adottato software per la revisione e la raccolta automatica di dati dai contratti, predisponendo tool sempre più semplici e user friendly per la loro stipula, in cui, almeno per quelli standard, viene azzerata la fase di analisi legale, quindi la singola risorsa può procedere in autonomia e la società può procedere spedita nel suo business.

Un esempio pratico di questa tendenza potrebbe essere dato prendendo in considerazione un tool che ha a oggetto la firma di non disclosure agreement (“NDA”).

Non disclosure agreement, cosa sono

Gli NDA vengono generalmente firmati dalle società prima di iniziare a discutere di eventuali proposte di business perché lo svolgimento di tali attività, spesso, comporta lo scambio di informazioni riservate tra le parti. Queste informazioni, non sussistendo un contratto alla base che regoli i reciproci scambi di informazioni – soprattutto con società con sede in paesi esteri che non conoscono il concetto di buona fede – non troverebbero copertura legale in alcuna norma di legge e sarebbero esposte a rischi. Pertanto, l’NDA serve appunto a tutelare le società da un’ipotetica divulgazione non autorizzata di queste informazioni.

Ebbene, dover seguire l’iter classico di approvazione di questi accordi, ovvero “ufficio commerciale/ marketing ufficio legale persona con potere di firma” porterebbe a un allungamento dei tempi tale che, in certi casi, rischierebbe di far perdere l’opportunità di business alla società. Il tool, invece, elimina la fase intermedia, quindi, la risorsa, immediatamente, può lanciare autonomamente il processo.

Per rendere questa attività attuabile, il testo dell’NDA deve prevedere pari diritti e pari doveri in capo alle parti. Così procedendo, il documento non necessiterà di modifiche o revisioni ma, soltanto, della sua compilazione da remoto “online”. Infatti, le risorse coinvoltole, sia da una parte che dall’altra, dovranno indicare solo i dati di colui che lancia il processo (colui che richiede la firma dell’NDA), nonché i dati di contatto della persona fisica o giuridica che riceverà la proposta e che, a sua volta, dovrà inserire i propri dati identificativi o quelli della persona con poteri di firma e, di seguito, firmare elettronicamente l’NDA.

I documenti elettronici, i contratti e la loro efficacia

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A tal proposito, quando una firma elettronica ha la stessa validità giuridica della sottoscrizione cartacea?

Preliminarmente, occorre chiarire cosa si intenda per documento elettronico o, come denominato dal Codice dell’amministrazione digitale (“CAD”) informatico (“Documento”). Ai sensi del Regolamento (UE) N. 910/2014 (“Regolamento”), per documento, deve intendersi “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva”.

Il documento oltre ad avere il vantaggio in termini di formazione, trasmissione, riproduzione e archiviazione, è duplicabile all’infinito senza la minima alterazione e non è sottoscrivibile in senso tradizionale e, in un’ottica di save the world, rispetta l’ambiente perché non deve essere stampato. I fondamentali requisiti di integrità, non modificabilità e attribuzione certa a un determinato soggetto del Documento, sono garantiti e dipendono dal tipo di firma elettronica utilizzati da chi sottoscrive.

La normativa ad oggi in vigore prevede differenti tipi di firme mediante le quali poter sottoscrivere il documento elettronico, ovvero: la firma digitale; la firma elettronica; la firma elettronica avanzata; la firma elettronica qualificata.

La prima è l’unica espressamente definita all’interno del CAD, art. 1, comma 1, lett. S, ai sensi della quale “ è un tipo particolare di firma qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare di firma elettronica tramite la chiave privata e a un soggetto terzo tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici”. In altre parole, è l’equivalente elettronico della tradizionale firma autografa su carta, in quanto è associata stabilmente al documento elettronico sulla quale è apposta e ne attesta con certezza l’integrità, l’autenticità, e la non ripudiabilità.

La seconda è detta anche firma elettronica “debole” o “leggera”, perché costituisce la sottoscrizione meno sicura e affidabile. Ciononostante, per espressa previsione di legge, non possono esserle negati effetti giuridici (principio di non discriminazione) quali, la sua ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica o perché non soddisfi i requisiti per firme elettroniche qualificate. In sé, non è altro che un insieme di dati connessi attraverso un’associazione logica ad altri dati elettronici, vale a dire un’operazione informatica con la quale il sottoscrittore esprime la volontà di attribuirsi la titolarità di un documento. È quello che avviene, ad esempio, con la e-mail tramite l’associazione di username e password. Pertanto, nonostante la sua facilità di utilizzo, manca di quei requisiti minimi di certezza che porterebbero un avvocato a consigliarla ad un proprio cliente come metodo di sottoscrizione dei contratti all’interno di un tool, come quello da noi preso ad esempio.

La firma elettronica avanzata, invece, è: connessa unicamente al firmatario; idonea a identificare il firmatario; creata mediante dati per la creazione di una firma elettronica che il firmatario può, con un elevato livello di sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo; collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati. Un esempio di firma elettronica avanzata è la firma grafometrica, che consiste in una firma apposta su un particolare tablet con uno speciale dispositivo che consente di memorizzare alcune caratteristiche biometriche del soggetto, ovvero: pressione della firma, velocità di scrittura, accelerazione del movimento.

Firma elettronica qualificata è “una firma elettronica avanzata creata da un dispositivo per la creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato qualificato per firme elettroniche”. Ai sensi del Regolamento, ove un dispositivo per la creazione di una firma elettronica rispetti i requisiti previsti dall’Allegato II, potrà essere ritenuto idoneo a iscriversi presso il registro tenuto dall’Organismo di certificazione della sicurezza di sistemi e prodotti presso il ministero dello Sviluppo Economico. In tal caso, la firma elettronica sarà riconosciuta come firma elettronica “qualificata”. Di conseguenza avrà l’efficacia probatoria prevista dall’articolo 2702 del Codice civile.

Il citato articolo, di base, disciplina gli effetti probatori della firma autografa la quale, ove prodotta in giudizio può essere sempre contestata dal soggetto contro il quale sia prodotta tramite una contestazione semplice. A differenza di quanto normalmente accade con i documenti cartacei, il documento firmato digitalmente può essere contestato da chi appare il sottoscrittore apparente a condizione però che contestualmente venga data dallo stesso sottoscrittore apparente la dimostrazione che la firma in questione non è stata da sé apposta. Pertanto, l’apposizione di una firma elettronica qualificata, sul piano probatorio, ha gli stessi identici effetti della sigla autografa.

Dal punto di vista processuale, invece, il soggetto contro il quale è prodotto un documento da lui sottoscritto può disconoscere la sottoscrizione negando che la firma sia stata da sé apposta. Solo laddove il documento in questione venga prodotto in giudizio e non venga disconosciuto farà piena prova fino a querela di falso. In caso di disconoscimento della sottoscrizione apposta con firma elettronica qualificata però il regime di verificazione, subisce una inversione poiché è lo stesso soggetto che contesta l’apposizione della firma elettronica qualificata a dover dare prova del fatto che la firma in questione non è stata da sé apposta: infatti il comma 1-ter dell’articolo 20 del CAD dispone che “L’utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria”.

Sulla base di quanto chiarito, la società, nello scegliere il tool per la firma degli NDA, opterà per quei software che hanno alla base un dispositivo di firma elettronica qualificata. Infatti, con questo strumento vi sarebbe un giusto equilibrio tra la velocità nella stipula degli NDA e la loro efficacia giuridica.

Conclusioni

In considerazione degli aumenti di produttività e delle relative diminuzioni dei costi, accompagnati dai giusti accorgimenti legali, nonché dagli sgravi fiscali messi in campo dal governo (vedi Impresa 4.0) è pacifico il fatto che alle società convenga automatizzare i processi anche in ambito legale. L’implementazione di questi tool potrà essere facilmente suddivisa in tre macro fasi: la prima attività da svolgere sarà quella di scegliere il dispositivo su cui poggerà il processo e verificare che sia iscritto presso l’anzidetto registro (http://www.ocsi.isticom.it/index.php/dispositivi-di-firma/dispositivi-accertati); la seconda, creare un NDA che preveda pari diritti e pari doveri in capo alle parti; infine, testare il tool e organizzare del training a beneficio delle risorse che dovranno utilizzare lo strumento quotidianamente.

Fonti:

Report digitalizzazione Censimprese (ISTAT)

Breve Guida sulle Firme Elettroniche

Regolamento (UE) n. 910/2014

Codice dell’amministrazione digitale

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