Con il periodo che si sta vivendo in queste settimane, il tema di come gestire efficacemente i progetti è ancora più importante. Le persone lavorano da casa, le riunioni intorno a un tavolo si sono trasformate in video chiamate, lo scambio di informazioni alla macchina del caffè si è convertito in e-mail o in telefonate estemporanee. Manca (probabilmente) la percezione dello stato di benessere del team e si ha la sensazione di avere poco polso e controllo del progetto. Molte persone si trovano a lavorare in un modo nuovo e, purtroppo, entropico. D’altra parte, i clienti (soprattutto internazionali, ma non solo) chiedono lumi sulle commesse attive e su quali possono essere i nuovi scenari a fronte di questa emergenza che stiamo vivendo (mancanza di forniture, rallentamento o sospensione della produzione, …).
Per la gestione ottimale di un progetto in un momento come quello attuale di ampio ricorso (anche se forzato) allo smart-working sono fondamentali i seguenti elementi:
• avere piena consapevolezza del perimetro e degli obiettivi del progetto
• conoscere i vincoli del progetto (risorse, budget e tempi)
• coinvolgere e collaborare con tutto il team di lavoro, a vari livelli, includendo anche gli stakeholder, come clienti e fornitori
• rivedere e simulare gli impatti di precise scelte sull’andamento del progetto e sulla sua ripianificazione
• dotarsi di strumenti adeguati ad abilitare i punti precedenti
Indice degli argomenti
Gli applicativi a supporto del Project Management
In sostanza, alla luce delle necessità emerse con l’emergenza Covid-19 è sempre più evidente la necessità di abbandonare vecchie abitudini legate a fogli di calcolo, messaggi fuori sistema, documenti sparsi, o qualunque altra modalità non collaborativa che prevede file non condivisi o non strutturati. Infatti, in questo momento vi è una grande necessità di rivedere e analizzare gli impatti che l’emergenza sanitaria ha sui progetti e sulle commesse attive e in corso. Alcuni progetti sono stati rallentati, alcune commesse produttive sono state addirittura rimandate e sospese. Quando potranno essere ripianificate? E come? Con quali risorse e a quali costi?
Per rispondere a queste domande è possibile ricorrere a numerosi strumenti e applicativi che, in modo più o meno integrato e collaborativo, possono supportare i project manager nell’analisi delle opzioni e delle alternative perseguibili.
Sono tanti gli applicativi che supportano a diverso livello la gestione dei progetti: alcuni abilitano la programmazione temporale delle attività di progetto e sono specifici solo per i project manager (es. assegnare task o disegnare GANTT), altri sono di supporto a professionisti del project management ed impiegano metodologie specifiche, ma mancano di integrazione con altri sistemi informativi, infine altri tool sono invece completi e supportano l’azienda lungo tutti i processi critici, dalla pianificazione delle attività e risorse sino alla consuntivazione. Alcuni di questi tool per il miglioramento dei processi di gestione, pianificazione e controllo dei progetti sono completi e di facile adozione, personalizzabili e integrabili. La loro attivazione spesso non richiede sessioni fisiche o sopralluoghi in azienda e la formazione è erogata da remoto, in modalità “smart” (mai così evidente e necessaria come in questi giorni). Uno di questi strumenti è GECO che mette a disposizione una serie di funzionalità che verranno rappresentate anche nel corso del webinar: Project Management: come cambia la gestione dei progetti in chiave 4.0. Iscriviti subito
Nel proseguo proponiamo brevi riflessioni di due aziende che usano GECO per gestire, pianificare e controllare le loro commesse, anche in un momento come questo.
L’esperienza di Meccanica Pi.Erre
Meccanica Pi.Erre piccola-media impresa italiana situata nel bresciano, si occupa della progettazione e della produzione di attrezzature meccaniche finalizzate alla tranciatura e finitura di colati e pressocolati di alluminio e magnesio. Come ci riporta l’Ing. Federica Pederzoli (Amministratore Delegato) “Ci siamo ritrovati senza grande preavviso a riorganizzare in smart working tutte le attività d’ufficio, compresa la pianificazione e cioè, di fatto, a trasformare una stanza di casa nel nostro ufficio solo con un PC e un telefono. La possibilità di avere un applicativo web-based completamente condivisibile e che quindi non necessitasse neppure di una connessione VPN è risultato assolutamente facilitante.”
Uno strumento come GECO consente in questo periodo di continuare a seguire le commesse attive, in particolare tutte quelle in fase di progettazione. Inoltre, è possibile formulare scenari da condividere con il cliente, in modo da pianificare la ripartenza delle attività produttive.
“In questo periodo di grande incertezza, la richiesta da parte dei clienti di time planning che prevedano le tempistiche di esecuzione delle varie commesse alla ripresa delle attività è sensibilmente aumentata, uno strumento che consideri le risorse a capacità finita e che ne misuri l’effort dà la possibilità di formulare ipotesi realistiche e rappresenta uno supporto decisionale efficace al fine di definire a priori eventuali leve attivabili quali straordinari, outsourcing, spostamento delle date di consegna, etc.”
Meccanica Pi.Erre ha attivato l’home office per tutte le attività consentendo di attivare sessioni di formazione sul Project Management, Pianificazione e Controllo delle commesse.
Il caso di Gimeco
GIMECO opera in più di 40 paesi nel mondo nel settore degli impianti di zincatura; come molte altre aziende, ha agevolato il lavoro da casa. Anche in questo caso, vi è stata continuità operativa su GECO perché nativamente su cloud ed erogato in modalità SaaS. Gli utenti apprezzano la possibilità di consultare le informazioni comodamente da tablet, usato come dispositivo aggiuntivo. Inoltre, GIMECO, come altri clienti, è stata parte attiva di GECO, aiutandoci a progettare la funzionalità di stampa, interfaccia con MS Excel e supporto multi-lingua.
È in questi casi che tool nativamente progettati per essere erogati in cloud danno la garanzia di continuità operativa.
Insieme a Federica Pederzoli, CEO di Meccanica Pi.Erre e con Roberto Montaruli, General Manager, GIMECO affronteremo il tema di come, anche a causa del perdurare dell’emergenza Covid-19, diverse aziende abbiano la crescente necessità di gestire, pianificare e controllare i loro progetti da remoto nel corso del webinar Project Management: come cambia la gestione dei progetti in chiave 4.0.
Iscriviti qui al webinar gratuito per discutere con IQ Consulting come, nonostante il COVID-19, diverse aziende continuano a gestire, pianificare e controllare i loro progetti dotandosi di uno strumento adeguato, ovvero web-based, integrabile e personalizzabile
Il webinar è particolarmente indicato per imprenditori, business-owner e responsabili delle funzioni di project management e pianificazione, ovvero coloro che gestiscono, pianificano e controllano i progetti e le commesse in azienda.
