Innovazione industriale

Un software per gestire la forza lavoro, un caso aziendale

Un vantaggio concreto ottenuto dall’adozione dal software AWMS consiste nell’avere creato un’opportunità per affrontare sfide inizialmente non previste. Se si pensa al particolare contesto storico in cui ci troviamo o ad alcune richieste che arrivano dai clienti si comprende il tempo e le risorse che questo software ha permesso di risparmiare e di dirottare verso altre attività utili allo sviluppo del business

14 Ott 2020

Serena Guerra

Marketing & Communication Manager di Azzurro Digitale

“Le persone sono l’asset principale di una azienda e saper mettere a frutto le loro competenze è di fondamentale importanza per una efficiente organizzazione”. Ne è convinto Luca Marchezzolo, HR Manager Industrial Operations Italy di De’Longhi, responsabile di tutta la parte industriale italiana della multinazionale che gestisce le circa 1400 persone occupate presso lo stabilimento di Mignagola. Nato negli anni ’70 con i radiatori ad olio, il marchio ha ampliato nel tempo la propria offerta diventando un gruppo internazionale che oggi comprende i brand Kenwood, Braun e Ariete. Uno dei segmenti di maggior spinta per il gruppo è quello delle macchine per il caffè, che nello stabilimento di Mignagola vengono prodotte nel reparto assemblaggio da circa 800 persone. È proprio per la necessità di organizzare queste persone che l’azienda decide di implementare AWMS, il software che ottimizza la gestione della forza lavoro negli ambienti produttivi e logistici attraverso l’utilizzo dell’intelligenza artificiale.

La scelta di implementare il software AWMS all’interno dell’azienda nasce da un duplice obiettivo: creare maggiore efficienza sfruttando le potenzialità dello strumento e stabilizzare i processi decisionali, mettendo a fattor comune una serie di informazioni che in precedenza erano sparse su più sistemi.

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L’avvio del progetto: raccogliere, gestire e rendere disponibili i dati con la tecnologia

Al tempo del primo contatto con AWMS, digitalizzare e rendere efficiente l’organizzazione del personale non era la priorità dello stabilimento. Solamente dopo aver capito le potenzialità di AWMS in termini di efficienza e minimizzazione dei rischi per il business, l’avvio del progetto è diventato un must.

Nell’adottare questa nuova soluzione tecnologica il punto di partenza è stata l’analisi dei sistemi già in uso, dal software per la schedulazione della produzione, a quello per la gestione del personale e dei dati medici. Questi sistemi sono stati integrati con ciò che era necessario per fare funzionare correttamente AWMS. Non si è dunque trattato di stravolgere i processi in corso, ma di portarli a un miglioramento.

Come prima cosa ci si è assicurati che tutti i sistemi che creavano la spina dorsale dell’azienda contenessero effettivamente le informazioni di cui avevamo bisogno: i dati dovevano essere disponibili, di facile manutenzione e dovevano essere trasportati nel software per la gestione della forza lavoro AWMS in modo quasi naturale.

Si è trattato di applicare la digital transformation alla gestione delle risorse umane,. Le persone sono l’asset principale delle aziende e AWMS permette di migliorare l’efficienza di un processo molto importante che è quello dell’organizzazione del personale.

Assegnare ogni giorno a ognuna delle persone la postazione a cui sono più idonee, tenendo conto dei rischi presenti in fabbrica e delle eventuali prescrizioni mediche, e farlo nel modo più efficiente possibile, è un’alchimia molto complessa. Se poi consideriamo le possibili assenze non pianificate, anticipare l’insorgere di un problema diventa fondamentale. È per questo che abbiamo deciso di farci aiutare da AWMS, per abilitarci a mettere la persona giusta, nel posto giusto, al momento giusto.

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Combinando queste tre serie di dati (competenze, prescrizioni mediche e presenza/assenza) si viene a creare una complessità che, moltiplicata per il numero di persone coinvolte, mina l’efficienza dei processi aziendali. Un’efficienza che nel caso di De’Longhi era già molto alta, sia dal punto di vista della manodopera che delle ore/macchina, ma che poteva essere incrementata migliorando così la competitività aziendale nel suo complesso.

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Qui entra in gioco l’importanza dei dati. Prima dell’adozione del software di gestione della forza lavoro AWMS questi dati erano dispersi in vari rivoli e non potevano essere processati contemporaneamente. Oggi vengono elaborati tutti assieme da un software che propone in tempo reale la miglior soluzione possibile, lasciando prendere la decisione finale al responsabile di reparto.

Oggi le informazioni chiave sono maggiormente disponibili e i processi decisionali che ne derivano sono più stabili e ripetibili. Sono diventati insomma un patrimonio aziendale. Inoltre, diffondere le informazioni permette a un maggior numero di persone di diventare autonome: sono in grado di scegliere senza dover continuamente fare riferimento ai loro superiori, sentendosi quindi più responsabili. Avere informazioni distribuite è anche questo: snellire i processi e velocizzare le attività creando motivazione nelle persone.

Un software per la gestone della forza lavoro alla base della digital transformation

C’è da sottolineare che, come ogni progetto innovativo che porta a un cambiamento, anche l’adozione di AWMS inizialmente ha trovato delle resistenze. Le persone che sono state coinvolte nel progetto avevano già il loro carico di lavoro e aggiungerne altro, se non ben incanalato, avrebbe rallentato l’esecuzione. Nel momento in cui tutti hanno compreso che si trattava di un vantaggio reale per l’azienda, siamo riusciti a implementarlo senza difficoltà. Quando le persone hanno visto un miglioramento della loro qualità del lavoro, hanno iniziato a sostenere attivamente il progetto in questi casi creare engagement e mostrare il vantaggio reale della soluzione è fondamentale per la sua buona riuscita.

I vantaggi portati da una soluzione come AWMS si proiettano anche in un’ottica futura dove l’implementazione di un software per la gestione del personale diventerà fondamentale per chi si occupa di risorse umane negli stabilimenti. Nei prossimi anni la necessità di uno strumento che metta a disposizione in tempo reale i diversi dati sugli operatori continuerà a crescere. Con la progressiva diffusione di nuove tecnologie tra le quali l’IoT, l’intelligenza artificiale, il machine learning, verrà richiesta una maggiore specializzazione che complicherà ulteriormente il collocamento degli operatori nelle diverse postazioni. Una mappa delle competenze digitale e automatizzata che permetta di collocare la persona giusta, nel posto giusto, al momento giusto, sarà uno strumento indispensabile per garantire l’efficienza e mantenere la competitività. Questo non significa che non ci sarà più lavoro per tutti a causa della tecnologia, piuttosto, il lavoro di tutti sarà migliorato dalla tecnologia.

La necessità di automatizzare i processi non vuol dire dover rinunciare alle persone. Abbiamo inserito automazioni che non hanno ridotto il numero degli addetti. Gli operatori si sono semplicemente dedicati ad altro. Le automazioni sono destinate a svolgere mansioni a basso valore aggiunto, mentre alle persone vengono assegnate attività per le quali servono competenze specifiche che le macchine non possono eseguire.

Tutte le postazioni di lavoro sono dotate di monitor interattivi e i capilinea, che fino a qualche anno fa giravano per il sito transpallet alla mano, ora tengono sotto controllo i principali KPI del turno di lavoro da un pc o da un tablet. Nel caso della gestione delle risorse umane, AWMS, oltre a tenere conto delle competenze e delle limitazioni fisiche delle persone, con un learning automatico registra lo storico delle postazioni che sono state assegnate loro. E tiene conto di questo nella pianificazione del personale, proponendo la persona più allineata alle esigenze organizzative che variano di giorno in giorno.

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AWMS: la comunicazione con i dipendenti è gestita da un’app

Il primo step del progetto di trasformazione digitale è stato portare a casa il principale vantaggio di AWMS, ovvero la capacità di pianificare le persone in modo avanzato, oggi invece l’azienda si sta concentrando sul passo successivo: riuscire a dialogare con le persone. Sta infatti implementando un’estensione della piattaforma AWMS che si chiama Azzurra, software per la gestione della forza lavoro. Si tratta di un’app che permette di dialogare con le persone in modo diretto e immediato, perché ci si è accorti che i soliti metodi di comunicazione non sono così efficaci.

Al posto di un’e-mail, che implica un alto rischio di non essere letta dai destinatari, presto le comunicazioni con i dipendenti avverranno attraverso una semplice applicazione per smartphone.

L’app rivoluziona il mondo del contatto azienda-dipendente. Permette di dialogare con le persone, velocizzando i processi di comunicazione e di attrazione dei loro feedback, sia su tematiche hard relative al lavoro, sia su quelle più soft legate all’engagement.

L’interfaccia e l’esperienza di utilizzo dell’app non si scostano dalle applicazioni di messaggistica utilizzate quotidianamente da ognuno di noi, quindi si annulla per gli utilizzatori la fatica dell’imparare ad usare uno strumento nuovo. Essa, oltre a permettere ai dipendenti di comunicare in modo diretto con l’azienda, fare richieste, pianificare le ferie e ordinare il materiale necessario per la propria mansione, abilita l’azienda alla gestione del personale in modo dinamico e diretto e alla raccolta di feedback dai dipendenti (che variano dal chiedere com’è andata la loro giornata lavorativa a un’opinione su una determinata iniziativa).

Questo permette di creare un contatto reale tra azienda e dipendenti e di conseguenza migliorare la soddisfazione, il coinvolgimento e le dinamiche aziendali nel loro insieme.

Un ulteriore passo verso la trasformazione digitale che con molta probabilità De’Longhi non avrebbe compiuto senza AWMS. Un vantaggio estremamente concreto ottenuto dall’adozione di AWMS consiste nell’avere creato un’opportunità per affrontare sfide inizialmente non previste. Se si pensa al particolare contesto storico in cui ci troviamo o ad alcune richieste che arrivano dai clienti si comprende il tempo e le risorse che questo software ha permesso di risparmiare e di dirottare verso altre attività utili allo sviluppo del business.

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