La burocrazia aziendale è probabilmente il nemico numero uno della produttività: la necessità di comunicare manualmente ai propri superiori lo stato di permessi e ore lavorate, oppure di rendicontare i propri progetti e tanti altri piccoli e grandi dettagli burocratici, sono tutte attività tradizionalmente invise alla grande maggioranza dei lavoratori. Le persone tendono infatti a procrastinare l’inserimento di dati relativi a presenze, attività e nota spese. Anche a causa della scomodità e della frustrazione legata alla complessità di queste operazioni. Che sono spesso svolte controvoglia e con poca accuratezza, sottraendo tempo alla propria operatività. Non solo: ogni azienda è costretta a far svolgere ai proprio personale amministrativo un lungo e faticoso lavoro di controllo a valle che, comunque, non potrà mai essere accurato al 100%, proprio perché a monte queste attività non sono state fatte nel modo corretto. Un problema non da poco per le imprese che, per comprendere il buon andamento o meno dei propri processi interni, hanno bisogno di avere, sempre più in tempo reale, dati precisi sulle dinamiche di funzionamento della propria forza lavoro.
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Le caratteristiche di Fluida
Per fortuna, esistono oggi delle tecnologie Smart che consentono di automatizzare tutte queste operazioni di burocrazia aziendale, liberando preziose ore di lavoro per tutti i dipendenti, a beneficio della produttività aziendale. In particolare questo compito è svolto con efficacia da Fluida (Gruppo Zucchetti), una la soluzione cloud per la gestione del personale che permette di semplificare la relazione tra lavoratori e azienda grazie alla disponibilità di un’unica applicazione. Che, ad esempio, può rivelarsi estremamente utile per la rendicontazione delle attività relative ai progetti: innanzitutto con Fluida si possono creare tipologie di attività differenziate associate a diversi team, e anche commesse suddivise per cliente. Non solo: diventa possibile selezionare la commessa e la sua tipologia, geo-localizzare il luogo dell’attività, allegare documenti, fotografie e inserire note.
Progetti sotto controllo
Ma soprattutto, la piattaforma consente di definire il numero di ore previste per terminare una commessa o un progetto, per poi inviare ai lavoratori dei promemoria quotidiani via email o tramite notifiche push, oppure allertando i responsabili del personale non in regola. Il vantaggio per i responsabili è così di visualizzare dei dati aggregati e poterli anche filtrare per data, attività, team, persona e commessa, tenendo così sotto controllo le consuntivazioni mancanti. Dal punto di vista del lavoratore, invece, il lavoratore ottiene un importante aiuto nel tracciamento delle informazioni grazie alla user experience di Fluida, caratterizzata dall’utilizzo dell’intelligenza artificiale e dal monitoraggio con sistema di alert personalizzabile. Il risultato finale è quello di avere sempre a disposizione delle informazioni sulle attività svolte, che consentono innanzitutto di conoscere che cosa è stato fatto e quanto tempo ha richiesto. Permettendo così alle imprese di qualsiasi settore e dimensione di controllare al meglio il buon andamento dei propri progetti e migliorando al contempo le relazioni con i propri fornitori e clienti.
Una migliore gestione dei dipendenti
Non meno importante è l’utilizzo di Fluida per quanto riguarda la pura organizzazione interna. Che in tempi di lavoro da remoto e di smart working diffuso è decisamente più complicata rispetto al recente passato. In questo senso Fluida costituisce una opportunità per gestire al meglio i dipendenti, anche quando operativi da casa o in sedi differenti rispetto a quella principale. In particolare, con Fluida è possibile visualizzare il calendario personale o del team in formato giornaliero e settimanale, filtrare per gruppi di lavoro o per sede, nonché ricevere notifiche periodiche per aiutare la pianificazione. In questo modo il gruppo di lavoro può rimanere sempre aggiornato su chi sia operativo e da quale sede operi. Non solo: con Fluida è possibile richiedere, autorizzare e organizzare con semplicità le ferie, i permessi, le assenze per malattia e le ore di straordinario. In particolare la piattaforma è in grado di inviare ai lavoratori dei promemoria per caricare i piani ferie e ricordare ai responsabili di approvare le richieste. Il vantaggio principale per il collaboratore è quello di verificare con facilità di quante ferie e permessi ha già usufruito durante l’anno. L’amministrazione avrà invece una vista completa su tutto il personale, potendo quindi ottimizzare l’organizzazione interna. La natura cloud di Fluida ne consente l’accessibilità con qualsiasi dispositivo dotato di una connessione Internet: computer, tablet e soprattutto smartphone, grazie a un’applicazione disponibile su Apple App Store e Google Play Store.
