Negli ultimi anni le aziende hanno affrontato importanti processi di trasformazione, alla costante ricerca dell’innovazione e della crescita del valore. Nell’affrontare questo percorso, si sono dovute confrontare con la complessità del cambiamento, tanto più alta quanto più riguarda la trasformazione dei modelli di business o il lancio di nuovi prodotti e servizi digitali.
Questo percorso è più complesso per le aziende tradizionali, che devono far coesistere modelli di business ancora redditizi con nuovi modelli in fase di crescita, quindi gestire la propria legacy da un lato e affrontare un significativo cambio culturale, dall’altro.
La trasformazione è resa ancora più complessa dalla sempre maggior velocità dei cambiamenti dovuta anche alla disponibilità e alla diffusione di nuove tecnologie che trasformano i prodotti/servizi e l’esperienza dei clienti.
Infine, crescenti requisiti per la sicurezza informatica e la cd. compliance (es. GDPR) assorbono sempre maggori risorse. Una sfida che mette sotto pressione i sistemi informativi aziendali, che spesso si trovano a gestire applicazioni fortemente customizzate, scarsamente integrate, poco flessibili ma che pure sono state oggetto di forti investimenti nel corso degli anni.
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Quali sono i benefici dell’adozione di soluzioni Saas
Per questo, da anni, la trasformazione digitale è sul tavolo di molti CIO, chiamati da una parte a rispondere alle crescenti esigenze del business, dall’altra a contenere la spesa IT.
Figura 1: il percorso delle aziende alla ricerca del valore generato dalle nuove tecnologie
L’adozione del cloud, sia IaaS (Infrastrusture as a Service) che PaaS (Platform as a Service), è cresciuta molto negli ultimi anni, e anche quella di soluzioni SaaS a copertura di specifiche attività (es. marketing automation o human capital management), mentre più lenta è stata l’adozione di soluzioni SaaS per modernizzare le applicazioni di back-end dell’azienda a supporto dei processi finance, manufacturing e supply chain.
Le aziende che si sono mosse per prime hanno fatto da apripista, ma probabilmente hanno sofferto dell’immaturità delle soluzioni; quelle che non lo hanno ancora fatto, oggi, possono beneficiare del buon livello di maturità e adozione raggiunto, della disponibilità di competenze e delle esperienze degli early adopter.
Figura 2: la crescente velocità del cambiamento e i fattori che lo ostacolano
Ci sono molti benefici nell’accelerare l’adozione di queste soluzioni; vediamo quali:
Semplificazione di processo e adozione delle best practice
I progetti di adozione di soluzioni SaaS sono l’occasione per ripensare profondamente i processi aziendali, semplificandoli rispetto alla complessità che si è stratificata in anni in cui la tecnologia non consentiva l’automazione di molte attività ripetitive. Oggi, grazie all’adozione di algoritmi di RPA (robotic process automation) e di AI (intelligenza artificiale), è possibile automatizzare molte attività ripetitive liberando risorse per attività a maggior valore aggiunto e riducendo il tasso di errore. I software in cloud inoltre recepiscono le best practice internazionali rendendole disponibili anche alle aziende che non hanno le risorse per lavorare al costante miglioramento dei propri processi operativi.
Adozione delle più moderne tecnologie
Che ne direste di poter tracciare tramite blockchain le materie prime e i vostri prodotti o poter interagire con il vostro sistema ERP tramite un assistente vocale, senza dovervi preoccupare di tutta la tecnologia necessaria? Questi sono solo due esempi di come oggi sia possibile concentrarsi sull’utilizzo delle più moderne tecnologie senza doversi preoccupare di selezionare, installare e integrare tutte le componenti necessarie. Il vendor ha già fatto tutto il lavoro e reso disponibile queste tecnologie sotto forma di funzionalità da utilizzare. Una bella semplificazione che si trasforma in minori costi e maggiore agilità.
Rapidità nel time-to-value
Le soluzioni SaaS richiedono limitate attività infrastrutturali e di set-up, ma devono comunque essere connesse e integrate con il resto dei sistemi aziendali. Il tempo del progetto può essere quasi interamente dedicato agli aspetti di configurazione e integrazione, risultando così tipicamente più breve rispetto ai tradizionali progetti on-premise
Innovazione continua
I frequenti rilasci di nuove funzionalità integrano innovazioni di processo e tecnologiche, un’attività complessa e costosa nelle soluzioni on-premise, il che richiede specifici progetti spesso distanziati nel tempo, per i rischi connessi con i possibili down-time e uno sfavorevole rapporto costi/benefici.
Mitigazione dei rischi
Questo punto potrebbe non essere applicabile a tutti i contesti aziendali, perchè esistono alcune limitazioni imposte dallla regolamentazione sulla possibilità di spostare in cloud – o fuori dai confini nazionali – dei dati sensibili (la cosiddetta “data sovereignty”). Tuttavia, nella maggior parte dei casi, delegare a un attore esterno di comprovata affidabilità alcune attività necessarie alla protezione dei dati aziendali e poter contare su un livello di servizio contrattualizzato per la loro disponibilità, riduce una serie di rischi che altrimenti richiederebbero costi, risorse dedicate e periodiche attività di verifica.
Uso efficiente delle risorse IT
L’efficienza nei processi operativi dovuta all’automazione è già stata citata tra i benefici della semplificazione e dell’adozione delle best practice. C’è poi l’efficienza nell’utilizzo delle risorse IT.
Nelle tradizionali soluzioni on-premise, parte degli investimenti e dei costi sono destinati alla gestione di aspetti non funzionali (hardware, licenze, performance management, attività sistemistiche, backup e recovery, sicurezza, etc). Nelle soluzioni SaaS questi costi sono tutti inclusi nel canone di servizio. Oltre a un’auspicabile riduzione del costo complessivo a parità di servizi, perché il cloud application vendor dovrebbe essere più efficiente grazie alle economie di scala (non ottenibili a livello di singola azienda), occorre considerare che le risorse IT possono concentrarsi su attività di maggiore impatto sui risultati di business.
Integrazione di clienti e fornitori
Il coinvolgimento dei propri clienti e/o fornitori nei processi che li riguardano è facilitato: può essere sufficiente configurare adeguatamente gli accessi per renderli immediatamente parte del processo.
Prontezza per le nuove generazioni di lavoratori
Quest’ultimo punto è particolarmente importante per rendere produttive da subito le risorse più giovani e preparare l’azienda al passaggio generazionale. L’accesso alle funzionalità tramite dispositivi mobili, la semplificazione dei processi e l’utilizzo di strumenti di collaborazione nativamente integrati nelle applicazioni le rendono immediatamente fruibili anche dai “nativi digitali”, riducendo il gap tra l’utilizzo delle tecnologia al quale sono abituati e l’utilizzo richiesto dalla applicazioni enterprise. Attrarre, motivare e trattenere talenti passa anche attraverso questo tipo di strumenti.
Come finanziare il progetto di trasformazione
Se vi siete convinti che valga la pena avviare la valutazione di un progetto di trasformazione digitale nella vostra azienda, probabilmente vi chiederete: come posso finanziare il progetto? Dove trovo i benefici che compensano i costi?
Se la prima risposta che vi viene in mente è nella riduzione della spesa IT, siete fuori strada. Questo può essere più o meno vero per l’adozione di soluzioni specifiche e verticali su un processo. E può e deve comunque rimanere un obiettivo, ma non il driver per un programma di cambiamento che rivede il modo di operare dell’azienda. Occorre partire dalla strategia di business e dagli obiettivi che si intende perseguire. Gli impatti devono essere sui ricavi o sui costi operativi dell’azienda. Solo per fare qualche esempio, la riduzione del costo di acquisizione e di servizio di nuovi clienti per lo spostamento su canali digitali e in self-service, il lancio di un prodotto digitale o la diminuizione dei livelli di stock nei magazzini, hanno un impatto sul conto economico molto diverso e di gran lunga più forte e positivo dalla semplice riduzione della spesa IT.
Inoltre, fissare obiettivi di miglioramento nelle performance del business è l’unico modo per avere il pieno commitment del consiglio di amministrazione e di tutta la prima linea, necessario per superare le inevitabili resistenze al cambiamento.
Il ruolo del vendor
Nella valutazione delle varie applicazioni in cloud disponibili, il ruolo principale è giocato dalla copertura dei requisiti. Quando si seleziona una applicazione cloud è bene che la copertura funzionale sia molto alta, visto che è sconsigliato o addirittura non consentito modificare l’applicazione. Assumendo dunque che le soluzioni in gara abbiano tutte un buon grado di copertura funzionale, dato che adottare una soluzione “a servizio” equivale ad affidare all’esterno un pezzo del proprio IT, è fondamentale un’attenta valutazione del vendor secondo una serie di altri importanti criteri.
Oltre all’analisi di affidabilità e solidità finanziaria e a quella delle clausole contrattuali con la chiara definizione delle responsabilità del vendor rispetto al cliente e viceversa, occorre dunque valutare:
- l’impegno del vendor su quella data linea di prodotto, con la definizione di una chiara roadmap e la pianificazione di frequenti rilasci
- i livelli di servizio garantiti, le finestre di fermo per manutenzione programmata, la capacità di scalare della soluzione all’aumento del carico e gli eventuali termini di preavviso per crescere oltre alla capacità contrattualizzata, la disponibilità dei servizi per la business continuity
- la disponibilità di soluzioni per l’estensione delle funzionalità e l’integrazione con altre applicazioni (strumenti di sviluppo in PaaS, ambienti di integrazione, eventuali connettori verso applicazioni largamente diffuse o strumenti di identity management)
- la disponibilità di system integrator con competenze specifiche sulla soluzione
- la presenza di una community attiva di clienti e partner, che contribuisca alla evoluzione del prodotto
- l’esistenza di un marketplace con applicazioni sviluppate da terze parti che ne estendano le funzionalità
- la dislocazione geografica dei data-center dai quali verranno erogati i servizi, particolarmente rilevante per la compliance con il GDPR
- l’interconnessione eventuale con data-center di altri fornitori di servizi in cloud (importante nel caso di strategia cloud multi-vendor)
- le certificazioni e il livello di sicurezza garantito per i data-center e per le applicazioni
- il pricing, non solo a livello di spesa complessiva ma anche di chiarezza negli elementi di costo (utenti, sessioni, storage, traffico rete, ecc) e la disponibilità di strumenti di controllo nell’utilizzo delle risorse al fine di evitare spiacevoli sorprese a consuntivo.
Un’ultima considerazione sulla scelta del vendor riguarda la disponibilità, nella sua gamma di offerta, di più soluzioni applicative tra loro pre-integrate, utilizzabili singolarmente o insieme. Il vantaggio nell’adottare una suite di soluzioni pre-integrate è la riduzione della durata, del rischio e del costo di progetto. Più ci si affida a un singolo vendor più è importante valutarlo attentamente secondo i criteri sopra esposti, perchè a quel punto si sta scegliendo un partner strategico, non solo un fornitore di soluzioni applicative.
Il ruolo dei system integrator
I system integrator svolgono un ruolo importante a supporto dell’IT aziendale: sono attori fondamentali nei progetti di implementazione e nella gestione delle soluzioni applicative, perchè sviluppano conoscenze specifiche dei processi di business, dell’organizzazione e, in generale, del contesto aziendale. Impossibile prescindere da un loro coinvolgimento nell’adozione e integrazione delle applicazioni cloud.
Ma come cambia il ruolo del system integrator, rispetto ai tradizionali progetti su applicazioni on-premise?
Cominciamo col dire che l’adozione di una applicazione cloud avrà successo solo se si rinuncia a stravolgere le funzionalità e i processi implementati dal vendor. Si devono adottare quelli tipici del prodotto configurandoli in base alle proprie esigenze, perchè eccessive customizzazioni rischierebbero di vanificare molti dei benefici dell’adozione e aumenterebbero il rischio di problemi di malfunzionamenti e il costo dei test durante i frequesti rilasci.
È ovvio che per raggiungere o tendere al risultato ideale di zero customizzazioni, il ruolo principale lo deve svolgere il cliente; tuttavia il system integrator può e deve accompagnare il cliente in questo percorso, aiutandolo a mappare le proprie esigenze sulle funzionalità standard offerte dal software. Ha quindi un duplice ruolo, di guida nell’indirizzare la soluzione e di argine nell’evitare customizzazioni che nel lungo periodo non avrebbero un buon Roi. Conoscenza approfondita della soluzione, esperienza e capacità di dialogare con i business owner per aiutarli a riconfigurare le loro modalità operative sono quindi caratteristiche importanti nella scelta del system integrator.
Una solida relazione con il vendor aiuta nel dialogo con il supporto per la risoluzione di eventuali criticità e nella conoscenza anticipata della roadmap di prodotto.
È possibile rivolgersi a system integrator di dimensioni contenute molto specializzati nella soluzione scelta solo in caso di progetti limitati, mentre in caso di programmi di trasformazione complessi è sicuramente più appropriato rivolgersi a partner di dimensioni maggiori, con competenze su più tecnologie, capacità di scalare e di accompagnare l’azienda nelle prime fasi post “go-live”.
Conclusioni
Ricapitolando, tenuto conto che una delle principali aspettative delle funzioni di business nei confronti dell’IT è la velocità nel supportare il cambiamento, le applicazioni cloud possono essere una valida risposta consentendo rapidità nel time-to-value, innovazione e semplificazione sia nei processi di business che nella gestione IT, liberando quindi risorse preziose per attività a più alto valore aggiunto.
