Workplace management: cos'è e come gestire efficacemente e in sicurezza l'ufficio - Industry 4 Business

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Workplace management: cos’è e come gestire efficacemente e in sicurezza l’ufficio

I vincoli arrivati con la pandemia hanno cambiato il rapporto tra persone e ambienti di lavoro. Il rispetto di nuove norme di distanziamento, la gestione flessibile degli spazi, le logiche di lavoro ibrido, il rispetto della cybersecurity e di una safety sempre più rigorosa richiedono di essere affrontate con sistemi di workspace management adeguati, che consentano anche di tenere sotto controllo la consumerizzazione e lo shadow it

13 Set 2021

Cos’è il workplace management

Il workplace management è la tecnica che permette di gestire tutte le risorse fisiche e tecnologiche necessarie per massimizzare la produttività dei lavoratori. Il posto di lavoro può essere gestito attraverso la progettazione e il mantenimento di esperienze appropriate, efficaci ed economiche che si allineano agli obiettivi strategici per supportare le persone nello svolgere al meglio il lavoro di ogni giorno ovunque si trovino. Infatti, uno dei cambiamenti più importanti che ha portato nella società la pandemia da Covid-19 è il modo di lavorare. C’è stato un repentino e massiccio ricorso allo smart working che spesso ha portato a fondere le linee di demarcazione tra l’ufficio fisico e il luogo in cui il lavoro si svolge effettivamente, così come la distinzione tra vita personale e professionale. La nuova normalità post-coronavirus non può non tenere conto di questa evoluzione

Lo smart working è qui per restare

Lo smart working, o lavoro a distanza come spesso viene definito, non è una novità portata dal Covid-19. Esisteva naturalmente già prima, ma era usato solo da una ridotta percentuale di dipendenti. L’Office of National Statistics stima che circa il 5% circa della forza lavoro lavorasse principalmente lontano dalla sede aziendale prima del 2020. Non solo. Secondo l’Embedding new way of working post-pandemia, rapporto redatto recentemente dal Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD), prima della pandemia il 65% dei datori di lavoro non offriva la possibilità di lavorare in modo regolare da remoto. Ora, invece, circa il 40% dei datori di lavoro interpellati dal CIPD si aspetta che, terminata l’emergenza per la pandemia, più della metà dei dipendenti continui a lavorare regolarmente da casa.

Da smart a hybrid working

Lo smart working è quindi una realtà da cui non ci staccheremo più. La riprova arriva dai dati rilevati da Gartner: “Il 67% dei dipendenti concorda sul fatto che le loro aspettative di lavorare in modo flessibile siano aumentate dopo la pandemia. E il 55% afferma addirittura che la possibilità di lavorare in modo flessibile avrà un impatto sulla volontà di rimanere o meno nell’organizzazione”.

D’altro canto, Gartner ha rilevato che in quelle organizzazioni in cui i dipendenti hanno una certa scelta su dove, quando e quanto lavorare, “il 55% sono performanti, rispetto a solo il 36% di quelli che lavorano dalle 9 alle 5 in un ufficio”.

Quest’ultima affermazione implicitamente esprime un’importante considerazione. Il lavoro del futuro non sarà totalmente uno smart working come è successo durante la pandemia, quanto invece un lavoro flessibile che “mescola” attività da remoto e in presenza. Sarà, in pratica, un hybrid working. A riguardo il rapporto del CIPD ha rilevato che molti dipendenti vorrebbero continuare a lavorare esclusivamente da casa, ma la maggior parte preferirebbe poter bilanciare il proprio tempo, lavorando in parte in ufficio e in parte da remoto. Questo permetterebbe anche di incontrare fisicamente i propri colleghi. E ciò, ovviamente, avrà delle conseguenze importanti sul workplace management del futuro.

Il workplace management si trasforma

Quella di abbracciare un nuovo ambiente ibrido sta rapidamente diventando una decisione strategica di business per le organizzazioni che desiderano attrarre e mantenere i migliori talenti. La ricerca di Gartner suggerisce anche che l’adozione di un modello di forza lavoro ibrida possa dare maggiori ritorni in termini di innovazione, produttività e di collaborazione del team.

Le aziende più performanti oggi condividono una peculiarità: riconoscono il ruolo che il loro workplace management deve svolgere nel migliorare il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti. Che si tratti della gestione di una singola scrivania o di complesse strutture edili in tutto il mondo, un adeguato workplace management può unificare tutti i processi che ottimizzano il posto di lavoro, aumenta la produttività e migliora l’esperienza dei dipendenti. Dalla pianificazione strategica all’utilizzo operativo, dalla ristorazione alla sicurezza, dalla manutenzione alla gestione dei servizi, il workplace management deve comprendere una serie di attività volte a pianificare e progettare gli elementi che circondano il posto di lavoro allo scopo di aiutare i dipendenti a organizzare le proprie attività quotidiane e ottimizzare l’uso di risorse e strutture.

Attuare un workplace management significa seguire approcci gestionali specifici per comprendere le potenziali esigenze dei dipendenti e affrontare le sfide che potrebbero incontrare sul posto di lavoro, garantendo al contempo che i dipendenti stessi abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno per svolgere le proprie attività. Chiaramente in totale sicurezza, secondo le normative previste dalle misure anti-Covid.

Il rapporto di lavoro diventa digitale

La gestione del lavoro si applica alla gestione dei flussi di lavoro e del carico di lavoro individuali e di gruppo, sia nell’ambito di un progetto sia in relazione alle operazioni organizzative. Le innovazioni in campo tecnologico sono diventate cruciali in questo momento storico segnato da nuove sfide e importanti cambiamenti.

Uno dei modi più efficaci per ridurre i costi di un’azienda e aumentare l’efficienza dei dipendenti è investire nello sviluppo di strategie di workplace management integrato che essenzialmente aiutino a organizzare lo spazio di lavoro in azienda. Tali strategie consentono di bilanciare le esigenze e le aspettative dei dipendenti.

Il Covid-19 è stato un catalizzatore per reinventare il futuro del lavoro. La risposta del mondo ha portato alla più rapida trasformazione del posto di lavoro. Lavorare da casa è diventata la nuova normalità: siamo passati dalla digitalizzazione del rapporto tra azienda e cliente alla digitalizzazione del rapporto tra datore di lavoro e dipendente. La gestione del posto di lavoro supera l’ambito delle tradizionali funzioni di gestione delle strutture in quanto mira a migliorare la produttività e la collaborazione della forza lavoro. Si è passati da una gestione del lavoro basata sui tempi a una basata sugli obiettivi.

Queste tendenze contribuiscono a rimodellare l’ambiente di lavoro e l’azienda deve pensare a come un accurato workplace management può aiutare il proprio personale a lavorare in modo più efficiente.

Workplace management a misura di Covid-19

Quando immaginiamo l’ufficio del futuro, siamo spesso indotti a pensare a un posto di lavoro completamente automatizzato, in cui predominano robot e intelligenza artificiale (e in effetti, questo futuro non è poi così remoto). Le tecnologie di sicurezza e di accesso hanno fatto passi da gigante sulla scia delle esperienze fatte con il Covid-19 e per preparare gli uffici al ritorno della forza lavoro sono state impiegate molte soluzioni nuove o sono state riviste quelle già in uso. Così, gli spazi adibiti a ufficio sono stati ripensati in modo da tutelare la salute e la sicurezza dei dipendenti, l’efficienza aziendale e risolvere proattivamente le sfide future. Non si è però trattato solo di allestire un ambiente sicuro, sano ed efficiente in cui le persone e le risorse siano protette. È stato necessario creare anche uno spazio in cui i dipendenti possano collaborare ed essere creativi, tenendo conto della necessità di poter “ospitare” anche chi lavora da remoto.

Il workplace management è “data-driven”

La tendenza della maggior parte delle aziende punta a limitare il numero di dipendenti presenti nei locali delle sedi in qualsiasi momento. Con persone che entrano in ufficio in giorni diversi in orari diversi, sorge però il problema di dover monitorare l’occupazione dei locali e il flusso di persone. Sistemi integrati di controllo degli accessi e di gestione del flusso possono consentire ai dipendenti di prenotare il tempo da trascorrere in ufficio. Questa automazione non solo elimina il rischio di errore umano, ma consente alle organizzazioni di migliorare la protezione, aumentare l’efficienza e ridurre tempi e costi. Inoltre, permette di disporre di una rilevante mole di dati e infomazioni, che possono essere utilizzati per risolvere in modo proattivo svariate sfide aziendali sfruttando l’intelligenza artificiale e il machine learning. Le aziende possono infatti utilizzare le informazioni di questi sistemi per avere ad esempio indicazioni su come viene utilizzato lo “spazio ufficio”, sulle tendenze nei livelli di occupazione e densità, sulle aree ad alto traffico che potrebbero richiedere attenzione e altro ancora.

Tali informazioni assumono un grande valore nella fase di adattamento alla “nuova normalità” del lavoro, fase in cui le organizzazioni cercano non solo di proteggere le proprie persone, ma anche di ottimizzare l’esperienza dell’ufficio, per creare ambienti di lavoro più efficienti ed efficaci, in cui i dipendenti possano collaborare ed essere produttivi.

Attenzione alla consumerizzazione e allo shadow IT

Il luogo di lavoro è sempre più spesso un concetto che si lega a uno spazio virtuale e non più fisico. Ma è un luogo che rimane molto personale in cui si tende ad avere tutto quanto serve per poter lavorare al meglio. Sovente però la dotazione di dispositivi forniti dall’azienda (come PC, smartphone o tablet) non offre lo stesso livello di comodità o prestazioni che si è abituati ad avere con i device di proprietà. Nasce il fenomeno della consumerizzazione, ovvero dei riflessi che hanno le abitudini personali dei dipendenti sulle aspettative nei confronti di facilità d’uso, scelta, libertà e flessibilità in ambito lavorativo. In pratica, le esperienze che si hanno con i prodotti di casa le si vorrebbero avere anche sul lavoro.

Il workplace management dovrebbe tenere conto di questo aspetto, cercando di fornire dotazioni adatte alle aspettative. Alcune aziende risolvono il problema puntando sul BYOD (bring your own device), ovvero lasciando usare per il lavoro i device digitali di proprietà. Questa è stata la soluzione più di frequente adottata quando nel 2020 si è dovuto fare un massiccio ricorso allo smart working. Se i dispositivi non sono configurati dall’IT dell’organizzazione, il BYOD però può comportare che molti utenti usino app o servizi cloud all’interno dell’ambiente aziendale (per esempio Dropbox, iCloud o altro) senza che il dipartimento IT ne sia a conoscenza o abbia dato il suo consenso. Questa modalità operativa è stata chiamata shadow IT. E anche se certe app e servizi possono non comportare problemi, lo shadow IT crea nuovi rischi per la sicurezza IT aziendale.

Si estende il perimetro della cybersecurity

Lo shadow IT implica importanti conseguenze in termini di costi e cybersecurity. Gartner, in un’indagine realizzata prima della diffusione del Covid-19, sosteneva che il 40% della spesa IT nelle grandi imprese dipendesse proprio dallo shadow IT. Dal canto suo, Forbes ha invece rilevato che il 21% delle organizzazioni ha sperimentato attacchi alla sicurezza a causa di una risorsa IT non autorizzata.

A causa della pandemia, Core sostiene invece che per alcune aziende la spesa per lo shadow IT sarebbe salita addirittura al 59%, con il 54% dei dipartimenti  IT che si considerano “significativamente più a rischio” riguardo la violazione dei dati.

Come si vede, un dispositivo che non dispone di caratteristiche di sicurezza in linea con le policy dell’organizzazione rappresenta una seria minaccia in termini di cybersecurity. Infatti, qualsiasi device che si possa collegare alla rete aziendale diventa un endpoint che può spalancare le porte ai criminali informatici. Questo vale per lo shadow IT ma anche per lo smart working in generale qualora sia eseguito con device personali. E di questo aspetto deve tenere assolutamente conto un accurato workplace management. L’ideale sarebbe capire perché gli utenti puntino sulla consumerizzazione e sullo shadow IT e individuare quindi come offrire le stesse esperienze utente con le dotazioni aziendali.

Con Vodafone Business il workplace è a prova di futuro

A fronte delle nuove esigenze lavorative sorte a causa del Covid-19, Vodafone Business ha messo a punto un’offerta per aiutare le aziende a ripensare e reinventare i loro luoghi di lavoro. Questo perché lavorare nella nuova normalità non significa solo reagire alla pandemia, ma anche, e forse soprattutto, costruire un business resiliente che possa affrontare qualsiasi sfida riservi il futuro. Non importa se l’obiettivo è nella tecnologia o nei servizi per le persone, le soluzioni e l’esperienza Vodafone aiutano a garantire che si sia sempre pronti ad affrontare in modo adeguato il business.

Anche da remoto, ma in tutta sicurezza

Da tariffe mobili e dati alla gestione del ciclo di vita dei dispositivi, dalla banda larga di livello aziendale alle attrezzature più recenti, Vodafone Business propone soluzioni per il lavoro da remoto che permettono di tenere sotto controllo i costi. Non solo. Queste soluzioni consentono anche di migliorare la sicurezza e ridurre i rischi, sia dal punto di vista della cybersecurity sia della safety, in linea con quanto “imposto” dal Covid-19. Dalle telecamere di rilevamento del calore al monitoraggio della distanza sociale e ai chatbot per i dipendenti, le soluzioni digitali Vodafone Business aiutano a mantenere il posto di lavoro e le persone totalmente al sicuro. A questo si aggiunge poi il tema delle competenze, la capacità di valutare e personalizzare le soluzioni sulle reali esigenze delle aziende con esperti dell’azienda che sono a disposizione per aiutare a progettare e implementare nuove strategie, con un approccio flessibile, su misura, per ottimizzare l’efficienza, la produttività e la soddisfazione lavorativa di ogni dipendente nell’ambito degli obiettivi dell’azienda.

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