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Workflow

Il document management nei progetti Industria 4.0

Con la dematerializzazione i documenti cartacei entrano di diritto nel flusso delle informazioni utili al funzionamento della fabbrica 4.0. Fonti indispensabili che diventano disponibili a tutti gli ingranaggi della catena produttiva aziendale

29 Ott 2018

La fabbrica connessa, il concetto che sta alla base dell’Industry 4.0 o del più nostrano Industria 4.0, ha senso di esistere solo ed esclusivamente grazie alla connessione in rete. Una connessione tra le tante componenti, le più svariate, che compongono una fabbrica, da quelle fisiche a quelle digitali, dai macchinari preposti alla produzione ai sistemi informativi, l’ERP e i diversi database e sistemi di storage dati. Dati che entrano ed escono dall’azienda, dai fornitori, clienti, e dati interni, che si generano direttamente dalle macchine industriali, che comunicano tra di loro per un’ottimizzazione dei flussi produttivi, logistica, ordini, e così via.

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Dati e informazioni muovono l’Industria 4.0

Sono i dati e le informazioni i carburanti che fanno muovere la fabbrica che si voglia connotare come Industria 4.0. Dati che devono essere processati in tempi brevissimi per trarne informazioni utili all’andamento della catena produttiva ma anche dei processi decisionali strategici. Informazioni che devono essere reperibili quando serve e in tempo reale, indipendentemente dal luogo, dal momento e dai device d’accesso.

Informazioni ottenute da dati che provengono dalle fonti più disparate, dati nativi digitali, strutturati e non strutturati, immagini, video, segnali elettronici. O da documenti cartacei.

Dalla carta al digitale: la dematerializzazione dà forma all’information management

Per anni negli archivi delle aziende si sono accumulati documenti in forma cartacea che per legge sono tenute a conservare o che conviene mantenere per il normale svolgimento delle attività. Anni e anni di carte, raccolte in faldoni, impossibili da eliminare, con documenti di difficile recupero qualora servissero. Da anni ormai ha preso piede anche nel nostro Paese la cultura dell’archiviazione documentale tramite software e del paperless o dematerializzazione che dir si voglia. Della trasposizione, cioè, dei documenti di carta in forma digitale, in modo da essere conservati, gestiti e reperiti con maggiore facilità, con forme di recupero intelligenti, definite da filtri o chiavi di ricerca. E dalla digitalizzazione dei documenti, all’integrazione, connessione, trasporto e interrelazione delle informazioni che se ne possono trarre, si sono aperte numerose opportunità di impiego nei più disparati ambiti.

Per aumentare la conoscenza su questo tema scarica il white paper gratuito: Industria 4.0: il ruolo dell’informazione e dell’imaging a supporto dei processi

Cos’è il document management

Con document management si intende la gestione attraverso software dei documenti che risiedono in un’azienda, con la possibilità di recuperare, scambiare, identificare, la documentazione ove e quando necessaria, all’insegna della collaborazione tra diversi team all’interno dell’azienda stessa o, anche, esternamente. Una tendenza, quella dell’uso della documentazione digitale, che secondo l’Osservatorio Fattura elettronica ed eCommerce B2B, interessa il 42% delle aziende italiane di grande dimensione, le quali hanno intrapreso percorsi di gestione e scambio documentale in digitale con clienti e fornitori. Il 58% di queste imprese impiegano tali pratiche per la gestione della supply chain, il 36% per il marketing e comunicazione e il 33% per lo sviluppo di nuovi prodotti o per pianificare il processo produttivo degli stessi (23%). Praticamente in tutte le grandi imprese gli investimenti in progetti di dematerializzazione e di digitalizzazione sono tra le priorità più sentite, mentre le aziende di piccole e medie dimensioni pongono questi processi al quarto posto nella scala di priorità di investimento. Probabilmente anche a causa delle diverse quantità di documenti prodotti, il cui beneficio economico è stimato essere direttamente proporzionale al numero di documenti creati nell’anno, con percezioni, quindi, differenti sui vantaggi in base alle dimensioni aziendali.

Documenti dematerializzati entrano nel ciclo della fabbrica 4.0

Ma una cosa è la dematerializzazione con fini di gestione del documento, altro è, invece, fare entrare le informazioni insite nel documento all’interno del ciclo di produzione di una fabbrica dell’Industry 4.0. Il documento digitale coabita, così, con i dati prodotti e comunicati dalle macchine e tra di loro, della produzione, della logistica, della gestione, e sono resi disponibili ovunque servano, con reperibilità immediata, e attraverso device mobili. E i documenti, così gestiti, possono contribuire al flusso produttivo stesso dell’impresa, entrando nel processo di mappatura della creazione dei documenti stessi, dei dati e delle informazioni, per un impiego in termini strategici e di business, possibile con una visione e gestione end to end dei flussi delle informazioni e tracciamento in real time. Elementi, quest’ultimi, fondamentali per la compliance a normative quali il GDPR o le ISO di gestione della qualità.

La condivisione delle informazioni alla base dell’industria 4.0

I documenti dematerializzati entrano di diritto nel patrimonio di dati a disposizione dell’azienda, e come tali, processabili dai sistemi di analisi, adibiti a trarre informazioni utili al business. Si tratta di una vera e propria riorganizzazione aziendale, che “democratizza” l’accesso alle informazioni a tutti i livelli e rami dell’azienda, che in precedenza ne erano esclusi, attivando nuove forme di collaborazione prima impossibili e dare il via a inediti flussi di lavoro.

Il Document Information Management, ossia la gestione delle informazioni indifferentemente dalla loro forma cartacea o digitale che sia, diventa così un ingranaggio fondamentale nel motore che muove l’Industria 4.0. E in tale contesto vendor innovativi hanno investito in tecnologie sia per la generazione di documenti di carta, ma anche per la loro digitalizzazione e, soprattutto, nel software necessario per la gestione delle informazioni in essi residenti, il tutto attraverso la rete e il cloud.

Sistemi Canon ingaggiati nella gestione delle informazioni

Oltre ai sistemi di stampa, scanning e gestione della carta, Canon si è ormai da tempo accreditata anche per i software che corredano la gestione dei file e delle informazioni digitalizzate, contribuendo sia alla creazione sia alla gestione e ancor più alla connessione e integrazione, delle informazioni generate e raccolte. Iris e Therefore sono le piattaforme messe a disposizione da Canon alla base della propria offerta di soluzioni per l’Enterprise Content Management (ECM) che gestisce le informazioni che sono integrate nei prodotti, o nella loro messa a magazzino e logistica in generale, la quale si associa ad altre soluzioni che prevedono l’impiego della Video Analisi per analizzare fonti consistenti di Big Data quali immagini e video provenienti da videocamere di sorveglianza, sulla logica della Business Imaging Intelligence basata su statistiche e non su archiviazione dati, utile nel monitoraggio dei sistemi produttivi: conformità prodotto o controllo logistico. O, ancora, può assolvere a compiti di sicurezza, nell’individuazione di soggetti o oggetti in aree interdette o dove non è prevista la loro presenza.

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